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Universidades informatizadas

Instituições investem em automação dos processos, reduzem burocracia, aumentam seu valor agregado, e agradam alunos, acostumados ao uso da informática

Publicado em 27/07/2005 - 00:01

Por Renato Marques

Alunos universitários, em geral, não gostam de utilizar os serviços das secretarias das instituições de Ensino Superior. Não, a culpa principal não é dos funcionários, e sim da burocracia instituída para dar entrada em requisições, visualizar notas, solicitar documentos - procedimentos que exigem muitos minutos (às vezes, horas) na fila e, quase sempre, longos dias de espera por um retorno. Para agilizar esse processo, muitas instituições têm optado por informatizar seus processos, investindo em sistemas de gestão administrativo-acadêmica.

Na sociedade atual, dominada pela velocidade da informação, os jovens dominam cada vez mais cedo o uso da informática. Ainda quando pré-universitários, mesmo durante o Ensino Médio, fazem compras on-line, trocam informações em comunicadores instantâneos, chats, blogs, fotologs, e, até mesmo, utilizam bancos - tudo de casa, através da Internet. Quando chegam ao Ensino Superior, portanto, nada mais natural do que esperar que nas universidades, tradicionais centros do conhecimento, encontrem essas mesmas facilidades aplicadas no seu dia-a-dia, especialmente nas salas de aula.

"Isso influencia a percepção do aluno, principalmente em instituições que, além de ter o sistema automatizado, disponibilizam o acesso via Internet. Hoje, em algumas instituições, o estudante não precisa ir até à universidade para nada, praticamente. A secretaria funciona de maneira totalmente virtual", diz o diretor da Hoper Consultoria, Ryon Braga, especializada em Ensino Superior. "Isso muda a percepção do aluno, que vê um aspecto de modernização forte, como um valor agregado grande."

No entanto, é preciso deixar claro que existem focos distintos nesse processo. Muitas instituições, na corrida pela modernização, optam pela simples e pura automação. Ou seja, trocam seus processos manuais por algo feito no computador. Embora, naturalmente, este processo já represente ganho de tempo na administração, pouco representa para os alunos, que, em última análise, deveriam ser os principais beneficiados. Isso porque a grande vivência do aluno se dá dentro das salas de aula, para onde esses sistemas ainda não têm se estendido.

Embora os casos de sistemas integrados que unificam a administração acadêmica e financeira ainda pareçam algo distante, já existem experiências satisfatórias e inovadoras em algumas instituições. "Há um atraso grande nessa área, ainda. Há um espaço grande para ganho de eficiência se as instituições passarem a investir em sistemas de gestão adequados, especialmente na área acadêmica, que é sua especialidade", diz a diretora da Techne, Elisa Wolynec, empresa especializada em softwares acadêmicos. "Não adianta apenas ter a melhor contabilidade se não há um ambiente de aprendizagem moderno e adequado, além de um sistema de gestão acadêmica eficiente."

Há pouco mais de um ano, a Uniso (Universidade de Sorocaba) decidiu implantar um sistema que suprisse suas necessidades de gestão acadêmica. A meta: aumentar a eficiência administrativa da instituição e atender satisfatoriamente aos seus alunos. "Nosso principal objetivo era aperfeiçoar o atendimento ao estudante e à comunidade interna - professores, funcionários e administradores - para que pudéssemos ter agilidade nas informações e na relação do aluno com a instituição", explica o pró-reitor Nilson Leis.

Aula eletrônica

Aparentemente, essa é uma evolução um tanto complicada. Como integrar a gestão financeira com a acadêmica e ainda estender essa inovar à sala de aula? Investindo, sem dúvida. Não se pense, no entanto, que é uma decisão fácil, uma vez que subentende um investimento alto. Um exemplo de inovação em sala de aula é o sistema Smart Board, utilizado pela Unicid (Universidade Cidade de São Paulo) nas aulas do curso de Medicina. Esse nada mais é do que um periférico que oferecem a possibilidade de preservar de todo o conteúdo gerado, analisado e resolvido pelo grupo.

Nesse caso, mais do que apenas informatizar o processo, a intenção foi inovar, utilizando um método pedagógico diferente do tradicional e criando um ambiente propício para a utilização do equipamento. "O curso de medicina possui um método bastante inovador, chamado PBL (Metodologia da Aprendizagem Baseada em Problemas, na sigla em inglês). Esse método exige uma forma diferente no trato com o aluno, pois não conta com aulas convencionais, e exige a participação da turma. Assim, estudamos de que maneira a tecnologia poderia ajudar para que houvesse essa interação", afirma o professor da instituição, Waldir Grec.

Mais uma vez, a intenção, no caso citado, foi utilizar uma tecnologia simpática ao aluno para fazer com que a universidade se tornasse um espaço em que ele se sente, literalmente, "à vontade", mantendo suas práticas rotineiras. "A reação dos estudantes tem sido a melhor possível. Eles se sentem muito mais participativos e o retorno em termos de conhecimento é maior do que no método convencional", diz Grec. "O aluno sente a educação muito mais próxima dele. Se o professor solicitar uma pesquisa na Internet, ele faz com gosto e traz resultados mais eficientes do que se tivesse que ir à uma biblioteca convencional para pesquisar em livros."

Dificuldades

Uma mudança deste porte nos processos de uma instituição, no entanto, sejam eles na administração ou mesmo dentro das salas de aula, enfrenta, naturalmente, dificuldades. Mudar a cultura administrativa muitas vezes confronta a natureza das pessoas e leva tempo. Segundo as instituições e os analistas do setor, as principais dificuldades, muitas vezes, são enfrentadas junto aos docentes, que têm dificuldades para se adaptar às novas determinações.

"Muda bastante coisa na administração da instituição. A tendência de soluções para as salas de aula, por exemplo, existe, mas a resistência dos professores ainda é enorme", explica Braga. "Tem sido um parto para as instituições criarem essa cultura. Até coisas básicas, como instituições que estão abolindo o diário de classe, trocando a chamada por cartões de leitura que registram a presença do aluno, enfrentam resistência dos professores. E isso não é algo que aumenta o trabalho do professor, pelo contrário, diminui. A resistência do professor é maior do que a do funcionário administrativo."

Ainda assim, as experiências já consolidadas têm mostrado resultados expressivos, como aponta Leis. "Apesar de termos apenas um ano da implementação do sistema, já atingiu as primeiras metas. Aperfeiçoamos muito nosso atendimento com maior sintonia com o aluno, agilidade nas operações acadêmicas e com uma estrutura de banco de dados mais confiável", diz. "Reduzimos em cerca de 40% as necessidades do aluno vir fisicamente à instituição para resolver problemas acadêmicos. Não vamos conseguir a totalidade disso, mas nossa meta é ampliar esse índice, evitando que o aluno perca tempo com a parte burocrática dos processos e ganhe tempo para vir a instituição apenas para conduzir seus estudos e pesquisas."





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